Gemeinsam ans Ziel mit Collaboration Workflow

Collaboration Workflow ist eine Zusammensetzung der beiden englischsprachigen Begriffe Collaboration und Workflow. Der Ausdruck Collaboration beschreibt dabei die durch Software unterstützte, freie Arbeit an Dokumenten, Groupware oder auch die Funktionalität von Foren, Blogs und Profilen in sozialen Medien.

Dazu zählen darüber hinaus auch Werkzeuge wie Virtual Workplaces, Video-Conferencing oder Wikis, sowie Projekträume mit strukturierten Beständen an Dokumenten. Eine professionelle Collaboration Software unterstützt diese Funktionen.

Die Bezeichnung Workflow steht dagegen für softwaregesteuerte, vorstrukturierte Abläufe, die es möglich machen sollen, dass die gleichen Aufgaben durch unterschiedliche Bearbeiter stets die gleiche Richtigkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Qualität aufweisen. Oft geht es bei einem Workflow um die Dokumentenbearbeitung.

Durch die Kombination von Collaboration-Werkzeugen und Geschäftsprozessen, die durch einen Workflow gesteuert werden, können die Anwender korrekt, vollständig, situationsgerecht, effektiv und schnell mit den nötigen Informationen versorgt werden.

Was bedeutet Collaboration eigentlich?

Im eigentlichen Sinne ist mit dem Ausdruck Collaboration nichts anderes als Zusammenarbeit gemeint. Es handelt sich dabei um Software-Lösungen, die eine Art der Weiterentwicklung von klassischer Groupware darstellen. Ihr Anspruch geht damit über die ursprünglichen Einsatzgebiete hinaus und umfasst ebenfalls das Wissensmanagement. Collaboration-Programme sind in der Regel mit den folgenden Funktionen ausgestattet:

  • Informationsbasen können gemeinsam genutzt werden
  • Informationen können gleichzeitig und gemeinsam kontrolliert bearbeitet werden
  • Informationen aus weiteren Anwendungen können integriert und zusammenführt werden, um eine gemeinsame Informationsbearbeitung zu ermöglichen
  • Unterschiedliche Kommunikationsanwendungen, wie Instant Messaging und Video-Conferencing
  • Verschiedene Verwaltungsanwendungen wie Terminpläne, Whiteboards oder Projektmanagement
  • Bereitstellung von Wissensbasen über Hintergrunddaten, Ressourcen und Fertigkeiten für eine gemeinsame Informationsbearbeitung

 

Was meint der Begriff Workflow?

Eine deutsche Übersetzung für den Begriff Workflow zu finden ist nicht ganz einfach, weil die gängige Übersetzung durch Vorgangsbearbeitung weder den Kern des Business Process Managements noch des Workflows erfasst. Es handelt sich bei einem Workflow um Softwarelösungen, welche die Steuerung von Abläufen in unterschiedlichen Schritten übernimmt.

Innerhalb des Workflows wird eine Unterscheidung zwischen unterschiedlichen Arten vorgenommen. Es gibt beispielsweise den „ad-hoc-Workflow“, welcher den Prozessablauf dem Anwender selbst zur Laufzeit vorgibt oder den „Production Workflow“, der die Prozesse basierend auf vordefinierten Einstellungen selbstständig steuert und kontrolliert.

Eine Workflow-Lösung kann mit einem selbstständigen Client, mit dem die Anwender arbeiten, gestaltet werden. Dann wird von einer „Workflow-Anwendung“ gesprochen. Bei einer „Workflow-Engine“ handelt es sich um einen Dienst, der den Daten- und Informationsfluss im Hintergrund steuert – ein eigenständiger Client ist dafür nicht nötig.

Die folgenden Funktionen zählen zum Bereich des Workflow Managements:

  • Aufbauorganisiation- und Ablaufstrukturen werden abgebildet
  • Bereitstellung von Design-Tools für Gestalten und Anzeigen von Prozessen und der Modellierung von Geschäftsmodellen
  • Bearbeitungswerkzeuge für Daten und Dokumente können eingebunden werden
  • Zusammenhängende Informationen werden mitsamt von Daten und Dokumenten empfangen, verwaltet, visualisiert und weitergeleitet
  • Ergebnisse, Laufwege, und Bearbeitungsstati können kontrolliert und dokumentiert werden

Der Einsatz des Workflows verfolgt stets das Ziel, so viele Prozesse wie möglich zu automatisieren, indem alle nötigen Ressourcen in den Ablauf eingebunden werden.

Der Collaboration Workflow kann somit als Kombination von sozial ausgerichteter Software für eine gemeinsame Bearbeitung mit einer Service Management Software betrachtet werden. Dadurch ergeben sich für Unternehmen zahlreiche Vorteile aus beiden Bereichen, denen der Workflow- und denen der Collaboration-Software.

 

 

 

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