Was ist ein Datenraum?

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Im Zuge der immer weiter fortschreitenden Digitalisierung sind die Menschen nahezu jeden Tag mit neuen Begriffen konfrontiert. Viele stellen sich beispielsweise die Fragen: Was ist eigentlich ein Datenraum? Wie finde ich den richtigen Datenraum?

Der folgende Artikel erklärt, was unter einem Datenraum zu verstehen ist und für welche Anwendungsbereiche er sich als äußerst sinnvoll erweist.  

Die Ursprünge des Datenraumes 

Der Ursprung des Begriffs des Datenraumes liegt in dem Bereich der Due Diligence Prüfung. Im Rahmen des Verkaufsprozesses während der Due Diligence wurde in der Vergangenheit häufig ein geschützter physischer Raum eingerichtet, der als Datenraum bezeichnet wurde. 

Zu dem Datenraum hatten ausschließlich externe Berater und Bieter Zugang, die an der jeweiligen Prüfung beteiligt waren. Dort wurden dann die vertraulichen zusammengetragenen Dokumente und Unterlagen gesichtet und geprüft. 

Im Laufe der Zeit konnte allerdings die Entwicklung beobachtet werden, dass durch die immer weitere Verbreitung von IT-gestützten Systemen zum Dokumentenmanagement und die Globalisierung, virtuelle Datenräume den Platz der ehemals physischen Räume einnahmen. Dadurch entfällt die Ortsgebundenheit und die Arbeit der Menschen, die an der Due Diligence beteiligt sind, wird maßgeblich erleichtert. 

Der virtuelle Datenraum 

Bei einem virtuellen Datenraum handelt es sich um eine internetbasierte Anwendung. Diese erlaubt unabhängig von dem Standort einen sicheren Zugriff auf vertrauliche Daten. Alle Dokumente, die für die Due Diligence relevant sind, können in dem virtuellen Datenraum strukturiert angeordnet werden. Die Zugriffsrechte der einzelnen Benutzergruppen, beispielsweise der Bieter, können dabei individuell gestaltet werden. 

Sowohl bei der Übertragung als auch der Speicherung der Daten wird in dem virtuellen Datenraum eine professionelle Datenverschlüsselung gewährleistet. Somit ist der Austausch der vertraulichen Daten dem höchstmöglichen Schutz unterworfen. Darüber hinaus ist es möglich, besonders sensible Daten mit einem Wasserzeichen zu versehen und diese für einen Download zu sperren. 

Welche Benutzer die Dateien lediglich lesen und wer sie editieren und herunterladen darf, wird durch detaillierte Zugriffsrechte geregelt. Außerdem verfügen die Administratoren des virtuellen Datenraumes über Aktivitätsprotokolle, die ihnen zu jeder Zeit die vollständige Kontrolle über die Aktivitäten im Datenraum garantieren. 

Wann wird heutzutage ein Datenraum benötigt?

Heutzutage werden virtuelle Datenräume nicht nur im Rahmen einer Due Diligence benötigt. Unternehmen haben darüber hinaus auch ein großes Interesse an den sicheren virtuellen Räumen, beispielsweise im Zuge von Immobilientransaktionen, Firmenübernahmen oder Fusionen. In diesen Bereichen profitieren sie schließlich in hohem Maße von einem unternehmens- und standortübergreifenden Datenaustausch. 

Auch die Online-Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern, Kunden oder Mitarbeitern aus externen Projektteams oder dem Home Office gestaltet sich so überaus einfach. Die herkömmlichen Lösungen, in Form von komplexen Softwareanwendungen, wie Cloudspeicher oder SharePoints, FTP-Servern oder E-Mails, weisen hinsichtlich ihrer Sicherheit oft Defizite auf oder gestalten sich für den Anwender zu kompliziert. Ebenfalls ist für diese häufig ein beachtlicher administrativer IT-Aufwand nötig. 

Auch steigen die Anforderungen im Bereich Compliance in den Unternehmen. Dadurch, dass die Daten in einem virtuellen Datenraum bei der Speicherung und Übertragung verschlüsselt sind, erweiterte Dokumentensicherheit durch Wasserzeichen erzeugt und benutzerspezifische Zugriffsrechte vergeben werden können, stellen sie die bestmögliche Lösung für einen rundum sicheren Datenaustausch dar. 

Die virtuellen Datenräume sind somit beispielsweise für die folgenden Einsatzbereiche in hohem Maße prädestiniert: 

  • Finanzbereich
  • Ausschreibungen
  • Klinische Studien
  • Lizenzierung
  • Unternehmensberichterstattung
  • Gremienkommunikation
  • Datenaustausch im Home Office, in Projektteams und zwischen Geschäftspartnern, Lieferanten und Kunden
  • Börsengänge und -exits
  • Investorenreporting
  • Insolvenzverfahren

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